Osoby prowadzące postępowania polubowne:
- są pracownikami Urzędu Transportu Kolejowego i spełniają warunki wskazane w przepisach prawa, w tym posiadania wyższego wykształcenia, rocznego doświadczenia, oraz wiedzy w dziedzinie pozasądowego lub sądowego rozwiązywania sporów konsumenckich i w zakresie praw pasażerów w transporcie kolejowym, członkowie Zespołu posiadają także ogólną znajomość prawa;
- są upoważnione przez Rzecznika na okres trzech lat do prowadzenia postępowań polubownych;
- prowadzą postępowania w sposób niezależny i bezstronny, w szczególności nie mogą przyjmować instrukcji, wskazówek oraz zaleceń od stron sporu lub ich przedstawicieli;
- mają obowiązek niezwłocznego ujawnienia Rzecznikowi okoliczności, które mogą wpływać na ich niezależność lub bezstronność lub powodować konflikt interesów z jedną ze stron sporu;
- są wynagradzane z budżetu państwa a ich wynagrodzenie nie jest uzależnione od wyniku postępowań, jakie prowadzą;
- są zobowiązane do zachowania w tajemnicy wszelkich informacji uzyskanych w trakcie tego postępowania;
- może zostać im cofnięte upoważnienie do prowadzenia postępowań jedynie w przypadkach rażącego naruszenia prawa przy wykonywaniu funkcji, skazania prawomocnym wyrokiem za popełnione umyślnie przestępstwo lub przestępstwo skarbowe, choroby trwale uniemożliwiającej wykonywanie zadań oraz złożenia rezygnacji;